Colaboração Usando MS-Project 2013

Colaboração

é um aspecto essencial nas organizações e também nos projetos. Quanto maior a complexidade e tamanho dos projetos e do portfólio, maior a necessidade de ferramentas de planejamento, gestão, controle e comunicação.

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[callout animation=”fadeInUp” title=”Dominando MS-Project 2013 e Melhores Práticas do PMI®” btn_title=”Saiba Mais” btn_url=”http://dominando.msproject2013.com.br/saiba-mais”]

As melhores práticas do PMI® descritas no Guia PMBOK® 5a Edição e o MS-Project 2013 são uma combinação perfeita para o ensino de gerenciamento de projetos. O propósito deste manual é ensinar a prática do gerenciamento de projetos, usando exemplos reais para iniciar, planejar, executar, controlar e encerrar um projeto com sucesso.

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As equipes de projeto podem colaborar on-line, fazendo uso de toda a capacidade de Enterprise Project Management por meio do MS-Project associado a outros softwares da Microsoft, principalmente a suíte Office. O MS-Project Professional, juntamente com o MS-Project Server, oferecem diversas ferramentas e soluções para o gerenciamento dos projetos, bem como a gestão de programas e portfólio.

O MS-Project permite a exportação de informações para o Office, possui integração com o Outlook para controle das tarefas e comunicação, oferece colaboração em grupo on-line por meio do Project Web App, entre outras possibilidades que exploraremos ao longo do livro.

É possível exportar documentos, enviá-los por e-mail, gerar relatórios e os distribuir, publicar informações no diretório do projeto usando uma página web e receber informações e inputs dos stakeholders.

O MS-Project 2013 inovou em colaboração e integração, especialmente quanto ao Project Pro for Office 365. É possível integrar o MS-Project 2013 com Sharepoint on-line, Exchange on-line e Lync on-line, adicionando funcionalidades do Project Server e comunicação, sem a necessidade de uma infraestrutura dedicada de TI.

Na Figura 1, temos a interface do MS-Project. Observe, no canto direito superior, estou conectado com a minha conta da Microsoft, permitindo salvar os meus arquivos e planos de projeto na nuvem, usando OneDrive Microsoft. Dessa maneira, posso acessar esses arquivos em qualquer outro computador ou também compartilhar com outras pessoas.

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Figura 1 – Tela inicial do MS-Project 2013.

O MS-Project 2013 traz a integração com o Lync Server, permitindo maior colaboração e novas ferramentas de comunicação (mensagens instantâneas, conferências de vídeo-voz, compartilhamento de tela). Permite criar e customizar relatórios com muito mais recursos e de maneira mais fácil que as versões anteriores. É possível de adquirir aplicativos complementares na Microsoft App Store.

A Figura 2 mostra como é fácil a comunicação e colaboração dentro do MS-Project 2013 usando Lync Server 2010 ou superior. Na Planilha de Recursos, basta passar o cursor sobre o nome de um recurso para verificar se ele está on-line, iniciar um chat, vídeo-audio conferência ou enviar um e-mail. Tudo sem sair do MS-Project.

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Figura 2 – Colaboração com MS-Project 2013Fonte: Microsoft

Compartilhar é um comando para salvar um projeto, arquivo do MS-Project, e o compartilhar. É possível enviar o arquivo como anexo de um e-mail, salvá-lo em .pdf, sincronizar com uma lista de tarefas do Sharepoint ou então salvar o projeto em um site Sharepoint. Para quem não tem acesso ao Project Server ou Sharepoint, é possível se cadastrar no Project Online e desfrutar de seus serviços, compartilhando seus projetos.

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Figura 3 – Salvando o arquivo no OneDrive da Microsoft.

Para acessar seus arquivos no OneDrive, basta se cadastrar e acessar o site http://www.onedrive.live.com. Para abrir o arquivo, basta usar a opção ABRIR do MS-Project 2013 ou acessar o site do OneDrive através de um navegador da internet.

one-drive-browser-ms-project-2013Figura 4 – Acessando OneDrive da Microsoft através do navegador.

Colaborando com MS-Project 2013, em resumo:

  • Trabalhar em qualquer lugar a partir de várias plataformas, incluindo dispositivos móveis, por meio do acesso on-line a partir de um navegador web;

  • Gerenciamento flexível de portfolios, permitindo seleção e priorização;

  • Gerenciamento centralizado e eficiente dos recursos;

  • Trabalho colaborativo entre os membros das equipes dos projetos, oferecendo acesso ao Project Pro for Office 365 e aos demais softwares do Office 365;

  • Escalabilidade e aumento da capacidade sob demanda, sem a necessidade de manter uma infraestrutura de TI dedicada;

  • Utilização de recursos do Sharepoint on-line para facilitar a comunicação e visibilidade de calendário, recursos, discussões e outras informações do projeto;

  • Sincronizar o cronograma com o site do projeto, mantendo as informações sempre atualizadas;

  • Aumentar interação e comunicação por meio do Lync on-line, que permite enviar mensagens instantâneas (IM), conferências (reuniões), compartilhamento de tela e espaços compartilhados;

  • Utilizar diferentes tipos de relatórios e painéis de resumo, podendo customizá-los com informações e indicadores para a tomada de decisão;

  • Utilizar aplicativos da Office Store e Sharepoint Store, bem como desenvolver aplicativos customizados para as suas necessidades; e,

  • Integração com Exchange on-line, entre outras funcionalidades.