Guia PMBOK® – Grupos de Processos

Os grupos de processos estão vinculados pelas saídas que produzem; raramente são distintos ou ocorrem uma única vez. Os grupos de processos, como dito, se sobrepõem, sendo que os processos acabam sendo repetidos e iterados várias vezes, conforme vão sendo atualizadas as entradas e saídas de cada processo.

GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO

Segundo o Guia PMBOK®, consiste nos processos realizados para definir e iniciar um novo projeto ou nova fase de um projeto existente, obtendo autorização para tal.

O planejamento de alto nível é feito na iniciação e detalhado posteriormente no planejamento.

As organizações devem estabelecer critérios e métodos de seleção para seus projetos, uma vez que o tempo e os recursos são limitados, devendo ser utilizados da maneira mais eficiente possível.

O processo compreende a autorização formal de início do projeto ou fase, o comprometimento de recursos e a designação do gerente de projetos por meio do Termo de Abertura. Outro processo é a Identificação das Partes Interessadas.

O grupo de processos de iniciação, executado em várias fases de projetos complexos, auxilia a manter o foco e reavaliar o projeto (transição de fases: kill points ou gate points).

Termo de abertura do projeto: descrição do projeto; motivos para apoiar a iniciativa do projeto, como melhor alternativa para solução das necessidades apresentadas, business case, contrato; critérios de seleção (podem ser externos), requisitos e critérios de sucesso, relevância; declaração inicial de escopo; entregas de alto nível; previsão de recursos e duração; levantamento preliminar de riscos e outros aspectos de planejamento identificados inicialmente.

GRUPO DE PROCESSOS DE PLANEJAMENTO

Segundo o Guia PMBOK®, consiste nos processos realizados para estabelecer o escopo total do projeto, definir e refinar os objetivos do projeto, e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos.

Os processos de planejamento desenvolvem os planos e a documentação que irão orientar a execução do projeto.

Os planos devem incluir como será executado e gerenciado o projeto, incluindo processos de melhoria e medições que serão realizadas para acompanhamento.

Observação: A complexidade e natureza multidimensional dos projetos podem implicar em planejamento adicional e replanejamento à medida que mais informações vão sendo coletadas e as características do projeto e de seu resultado vão sendo mais bem entendidas.

Mudanças ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto podem demandar uma nova visita aos processos de planejamento para reavaliação dos documentos de projeto. O planejamento é iterativo, repetitivo e contínuo ao longo do projeto, à medida que maiores informações vão sendo conhecidas, mais detalhes e refinamento ganha o planejamento do projeto.

Chama-se planejamento por ondas sucessivas a técnica de planejar a execução das fases seguintes mais próximas enquanto são executadas as fases anteriores. No planejamento por ondas sucessivas, as fases posteriores não estão totalmente definidas e vão sendo detalhadas à medida que novas informações sobre o projeto e sobre o produto são descobertas durante a execução do projeto.

A equipe de projeto deve estimular o envolvimento de todas as partes interessadas apropriadas ao planejar o projeto, desenvolver seu plano e documentos. Os procedimentos organizacionais e limites do projeto determinarão quando ocorrerá o fim do ciclo de feedback e refinamento do projeto.

GRUPO DE PROCESSOS DE EXECUÇÃO

Segundo o Guia PMBOK®, consiste nos processos realizados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto de forma a cumprir as especificações do projeto. Envolve coordenar pessoas e recursos, integrar e executar atividades.

A Execução pressupõe que o Plano de Gerenciamento do Projeto tenha sido feito da forma mais detalhada possível, contendo informações realistas a respeito da execução das tarefas do projeto.

O gerente do projeto deve ser proativo e procurar prevenir os problemas, cujo caminho de solução deve estar desenhado no plano de gerenciamento do projeto.

Observação: durante a execução, os resultados poderão requerer atualizações no planejamento e mudanças nas linhas de base. Estas variações podem afetar o plano de gerenciamento de projetos e suas linhas de base, exigindo uma análise detalhada e o desenvolvimento de respostas apropriadas.

GRUPO DE PROCESSOS DE MONITORAMENTO E CONTROLE

Segundo o Guia PMBOK®, consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes.

O desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para:

  • identificar variações em relação ao plano de gerenciamento;
  • controlar as mudanças e recomendar ações preventivas;
  • monitorar atividades do projeto em relação ao plano e às linhas de base;
  • influenciar fatores que poderiam impedir o controle integrado de mudanças. Somente mudanças aprovadas devem ser implementadas, os impactos devem ser analisados antes da aprovação.

O monitoramento contínuo fornece uma visão melhor sobre a saúde do projeto e ajuda a identificar áreas que requeiram atenção adicional e medidas corretivas.

GRUPO DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO

Segundo o Guia PMBOK®, consiste nos processos executados para finalizar as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase, ou obrigações contratuais. Este grupo de processos verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para:

  • encerrar o projeto ou fase, de forma apropriada e definir formalmente que o projeto ou fase estão concluídos;

  • obter aceitação final e formal do cliente ou patrocinador;

  • fazer revisão e auditoria pós-projeto ou de final de fase;

  • registrar impactos da adequação de qualquer processo;

  • documentar lições aprendidas;

  • aplicar atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais;

  • arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos (PMIS) para serem utilizados como dados históricos; e

  • encerrar aquisições.

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