O que é PRINCE2? #MetodologiasGP

PRINCE2 ® (Projects IN Controlled Environments) é uma metodologia de gerenciamento de projetos desenvolvida pelo Governo Britânico (Office of Government Commerce – OGC) e, atualmente, mantida pela Axelos.

Trata-se de uma abordagem passo a passo para gerenciar projetos que está baseada em Princípios, Temas Processos que está resumida no video a seguir.

Nas palavras do nosso amigo Fabio Cruz:

O principal propósito do manual “Gerenciando Projetos de Sucesso com PRINCE2″ é apresentar o método de gerenciamento de projetos do PRINCE2, buscando responder as várias perguntas das pessoas envolvidas com projetos, seus papéis e responsabilidades, tais como: O que se espera de mim? O que o gerente de projetos faz? O que eu faço se as coisas não saírem conforme planejado? Que decisões espera-se que eu tome? De que informações preciso e que informações devo fornecer? A quem devo procurar em busca de apoio para obter uma orientação? Como posso adequar o uso do PRINCE2 ao meu projeto?

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Figura 1 – PRINCE2 Princípios, Temas e Processos (Fonte: Axelos)

PRINCE2

Princípios são orientações obrigatórias, diretrizes, que guiam e caracterizam o uso da metodologia PRINCE2. Temas são os aspectos que precisam ser gerenciados nos projetos PRINCE2. Processos são conjuntos de atividades, ferramentas e técnicas que norteiam o passo-a-passo da metodologia em sua aplicação.

Princípios

  • Justificativa Contínua do Negócio
    • Projetos produzem resultados que entregam benefícios. A justificativa contínua do negócio significa que o projeto deve ser avaliado durante todo o seu ciclo de vida quanto a aspectos de necessidade, justificativa e benefícios.
  • Aprender com a Experiência
    • Histórico e lições aprendidas são grandes ferramentas para alavancar positivamente o gerenciamento dos projetos. PRINCE2 encoraja que essa “reflexão” ou aprendizado com experiências passadas sejam feitos desde o início do projeto.
  • Papéis e Responsabilidades Definidos
    • Em PRINCE2, temos papéis definidos em três grandes áreas: Negócios (Sponsor), Cliente (Senior User / Client) e Técnico (Senior Supplier). O patrocinador é responsável pelos benefícios e pelo alinhamento estratégico (Negócio). Além disso, temos um representante do cliente (interno / externo) e usuários, que são os guardiões dos requisitos e necessidades. Finalmente, temos um responsável técnico pela construção e entrega do produto final, que é chamado de fornecedor (interno / externo).
  • Gerenciamento por Estágios
    • “Dividir para conquistar” é um lema antigo. Em gestão de projeto, o gerenciamento por estágios permite maior controle através de revisões (checkpoints), redução dos riscos e maior flexibilidade.
  • Gerenciamento por Exceção
    • Ao definir papéis e responsabilidades, PRINCE2 proporciona um novo princípio que é o gerenciamento por exceção. Cada um dos níveis hierárquicos do projeto ter sua própria faixa de autoridade, devendo envolver os níveis superiores apenas em casos que estejam fora da tolerância.
  • Foco no Produto
    • PRINCE2 separa muito bem os aspectos de gestão dos aspectos técnicos. O foco é sempre no produto. Todos os princípios, temas e processos devem colaborar para a entrega de um produto funcional e útil que atenda às necessidades das partes interessadas.
  • Adequação ao Ambiente do Projeto
    • Por fim, cada projeto é um projeto. PRINCE2 sugere melhores práticas e ferramentas, sem deixar de mencionar o fato de que cabe ao gerente do projeto customizar e adaptar à sua realidade (tailoring).

Temas

  • Business Case
    • Business case é um aspecto fundamental que precisa ser acompanhado pelo gerente do projeto e pelo Board do projeto.
  • Organização
    • Diferentes estruturas organizacionais trazem desafios para os projetos. É responsabilidade do gerente do projeto prestar atenção a esses detalhes.
  • Qualidade
    • Requisitos de qualidade, padrões e a melhoria contínua também merecem atenção do gerente do projeto e da sua equipe.
  • Planos
    • A documentação do projeto garante consistência e aumenta as chances de sucesso do projeto. Não devemos burocratizar o projeto, porém não podemos deixá-lo sem documentação suficiente. O gerente e a sua equipe vão definir o que é necessário ao seu projeto em particular.
  • Risco
    • Risco é inerente aos projetos. Porém, identificar, analisar e responder aos riscos corretamente é um diferencial competitivo. Portanto, o gerente do projeto e a sua equipe devem usar ferramentas adequadas e dar atenção oportuna aos riscos do projeto.
  • Mudança
    • Quanto mais longo o projeto, maior a chance de mudanças. É difícil ter projetos que não sofram mudanças. A mudança não é ruim, mas deve ser gerenciada formalmente através de um controle integrado de mudanças.
  • Progresso
    • Status, performance e progresso do projeto provêem ferramentas para a tomada de decisão em torno de desvios e variações. Além disso, permitem fazer previsões e ajustes tempestivos.

Processos

  • Starting Up a Project (SU)
    • Startup, usualmente, é a fase de pré-projeto em que identificamos a necessidade do projeto, podendo incluir estudos preliminares, análise de viabilidade e outros aspectos. Esse processo culmina na elaboração do Outline Business Case, que corresponde a um Termo de Abertura ou documento formal de início do projeto.
  • Directing a Project (DP)
    • Concluído o startup do projeto, onde foram envolvidos o Sponsor do Negócio, o Representante do Cliente / Usuários e o Representante do Fornecedor (Responsável Técnico), está constituído o Board do projeto. O patrocinador tem especial importância aqui, sendo responsável por nomear, apoiar e supervisionar o gerente do projeto para atingir os objetivos de negócios, entregando os benefícios prometidos no Business Case.
  • Initiating a Project (IP)
    • O Gerente do Projeto pode ou não estar envolvido no processo Starting Up. Geralmente, ele é designado ao final desse processo. O Gerente do Projeto deverá revisar o Business Case e elaborar o planejamento do projeto, dividindo-o em estágios ou fases com entregas bem definidas.
  • Managing a Stage Boundary (SB)
    • A cada transição de estágio, temos um processo para analisar os resultados, atualizar o Business Case, realizar mudanças e replanejamento (caso necessário) e prover informações para a aprovação do estágio seguinte. Os estágios podem ser planejados em ondas sucessivas, com um planejamento mais detalhado ocorrendo nas transições.
  • Controlling a Stage (CS)
    • Durante um estágio ou fase, é trabalho do gerente de projetos monitorar e controlar o progresso e a performance, havendo diferentes ferramentas para isso. Pelo princípio do Gerenciamento por Exceção, o gerente do projeto vai envolver o patrocinador apenas nas decisões que estejam fora de sua autoridade ou limites de tolerância.
  • Managing Product Delivery (MP)
    • A cada estágio, temos os processos de gestão (Gerente do Projeto – Controlling a Stage) e os processos orientados à construção do produto (Managing Product Delivery). Esse processo é de responsabilidade de um líder técnico ou líder de equipe e consiste em detalhar, organizar e acompanhar a construção do produto.
  • Closing a Project (CP)
    • Ao término do projeto, tendo sido encerrados os estágios anteriores, é necessário fazer o encerramento formal do projeto, lições aprendidas, finalização de contratos e atividades administrativas. Neste momento, devemos confirmar mais uma vez que os benefícios prometidos no Business Case atualizado foram cumpridos e fazer a transição do produto para o cliente final, área de produção ou outros.

 

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Figura 2 – PRINCE2 Processos (Fonte: OGC, 2009)

O que eu acho mais interessante nesta abordagem é a clareza com que estão separados os processos de gestão dos processos técnicos ou processos orientados ao produto, conforme podemos ver a seguir.